• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd

Snel en goed personeelsdossiers scannen met 2dA


Of het nu om personeelsdossiers, financiële- of andere administraties met een bewaarplicht of archieven met bouwtekeningen gaat, efficiënt gebruik van ruimte en bovenal data kan het verschil maken tussen nodeloos blijven dealen met ruimtegebrek, zoektochten naar kwijtgeraakte dossiers en hoofdbrekens dankzij niet te volgen archiefstructuren of snel al uw personeelsdossiers nauwkeurig gescand en digitaal beschikbaar vanaf elke geautoriseerde internettoegang. 

 

Direct correcte personeelsdata full color beschikbaar krijgen is een groeiende voorwaarde voor organisaties die - klantgericht - willen blijven ondernemen in een toekomst die roept om verregaande kostenbesparing, efficiencyverhoging en directe - beveiligde - toegang tot informatie. Maar waar waar moet u nu op letten als u uw personeelsdossiers wilt laten scannen? 

 

Personeelsdossiers scannen, digitaliseren en/of optimaliseren door dataspecialist 2dA

Digitalisering van personeelsdossiers kan zich beperken tot het zo kostenbeperkt mogelijk scannen van de originele data. Voor veel opdrachtgevers houdt het echter vaak meer in dan het uitvoeren van een scanproces alleen; Door jarenlang gebruik zijn dossiers onvermijdelijk onderhevig geweest aan het risico op dossiervervuiling. Documenten zijn in verkeerde dossiers teruggestoken, hele inhouden zijn in andere mappen geraakt en niet zelden blijken zelfs personeelsmappen verdwenen. De opstart van een scanproject door 2dA is dan niet alleen het moment om tot beveiligde digitale - direct oproepbare en multi doorzoekbare - data over te gaan. Dankzij de innovatieve 2dA-digitaliseringstechnieken krijgt u - zonder herstelwerkzaamheden aan uw personeelsarchief voorafgaand aan het scanproces - eenduidig inzicht in de accuratesse van dat archief. Met de keuze voor 2dA beperken opdrachtgevers hun inspanningen tot het herstel van aangetoonde fouten in volautomatisch aangeleverde overzichten.

 

Daarna kunnen door dataoptimalisatie ook toekomstige andere toepassingsmogelijkheden van de gedigitaliseerde personeelsdata worden voor gewerkt; Met name waar koppelingen met andere systemen realiteit zijn of mogen verwacht of waar analyse of andere meettoepassingen op de gedigitaliseerde data wenselijk is (of zal worden) is 2dA-dataoptimalisatie een uitgelezen kans; Met 2dA worden uw personeelsdossiers - opdrachtafhankelijk - tot wel 99.99% correct en standaard full color retour geleverd!

 

Waarom personeelsdossiers door 2dA laten scannen

Beperking van archiefruimte vormt vaak de initiële motivatie om personeelsdossiers te gaan scannen. Vaker blijken kostenbesparing en efficiencyverhoging echter de grote winst na een scantraject; Door centralisering van (personeels)archieven en het via internet, overal en altijd beschikbaar worden van data, krijgen - geautoriseerde - gebruikers binnen seconden benodigde informatie. 2dA voert in al haar scanprojecten standaard een data-optimalisatieproces uit op zowel de originele dossiers, als de gedigitaliseerde data. Hiermee wordt ondermeer bestaande dossiervervuiling geminimaliseerd tot maximaal 0.01% en wordt de data multi-doorzoekbaar. Daarbij wordt de herkenbaarheid van informatie vergroot door de standaard retourlevering van full color data door 2dA.

 

Personeelsdossiers scannen met 2dA kent dankzij een aantal innovatieve processen meerdere unieke voordelen, zoals; 

  • Centralisering van het (personeels)archief 
  • Binnen seconden beveiligde toegang vanaf elke internetlocatie 
  • Uniforme archiefopbouw (door o.a. het tackelen van het zogenoemde fiets-rijwielprobleem)
  • 2dA hanteert drie kwaliteitslevels, te weten:

    Level 1 - scannen

    Level 2 - scannen en digitaliseren

    Level 3 - scannen, digitaliseren en optimaliseren 

    Customizing van het digitaliseringproces vindt desgewenst plaats.

  • Tijdwinst:

-   zoektijden naar dossiers: verdwijnen 

-   zoektijden binnen dossiers:gereduceerd tot seconden, afhankelijk van internetverbinding

-   hoge mate van doorzoekbaarheid: data kan al op twee alfanumerieke posities gevonden worden

-   hoge mate van herkenbaarheid: 2dA digitaliseert standaard full colour (zonder noemenswaardige vertraging in snelheid oproepbaarheid) 

-   forse beperking voorwerk voor digitaliseren door opdrachtgever, want uitsluitend gerichte werkzaamheden a.g.v. beschikbaar stellen aanleverlijsten door opdrachtgever en foutenlijsten door 2dA (geen controle van fysieke dossiers voor digitaliseren nodig) 

  • Ruimtewinst

-   Afname fysieke archiefruimte

-   Beperkte dataopslagcapaciteit nodig (door unieke comprimeer- en beheermethodieken 2dA)

  • Veiligheid

-   Kantoorruimte en/of werkomgeving: door verwijdering – papieren – archiefmateriaal 

-   Data: door hoge beveiligingseisen 

-   100% traceerbaarheid gedigitaliseerde dossiers  

 

Archiefmateriaal dat volgens het unieke 2dA-digitaliseringsproces kan worden gescand

  • Medische dossiers   
  • Kinddossiers 
  • Boeken 
  • Dossiers bouwvergunningen 
  • Personeelsdossiers 
  • Financiële administratie 
  • Jaarverslagen 
  • Tekeningen in groot formaat (> dan A0) 
  • Cultuur historisch materiaal 
  • Foto’s 
  • Tekeningen 
  • (Land)kaarten 
  • Kranten en tijdschriften 
  • Overig grafisch drukwerk 
  • Overig materiaal

 

Geschikt voor integratie in:

  • AFAS
  • Raet
  • Youforce
  • BCT
  • Centric
  • Circle Software
  • Expansion
  • Unit4
  • Overig

 

TIP   U kunt eenvoudig inzicht krijgen in de te verwachte kosten door contact op te nemen met de 2dA-specialist. Via de contactpagina van deze site kunt u met de beantwoording van bovenstaande punten een indicatieve offerte voor het digitaliseren van uw archief opvragen.

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact